Fallbeispiel: Firma Meier betreibt einen Speditionsbetrieb, täglich kommen und verlassen Warenlieferung die firmeneigenene Spedition. Es fallen täglich an die 100 Lieferscheine an welche erfasst und abgelegt warden müssen, damit die Finanzabteilung Rechnung stellen kann.
Dazu warden diese jeweils am Ende des Abends eingesammelt und zur Finanzabteilung gebracht, diese sucht die Lieferung im ERP System und past den Lieferstatus an und lost die Rechnung aus und legt den Lieferschein im Archiv ab.
Mit KYOcapture: In der Spedition steht entweder ein MFP Gerät oder auch nu rein einzelner Scanner an einem PC. Von da aus warden die Lieferscheine direkt eingelesen und an den KYOCapture Server gesendet. Die Dokumente können stapelweise verarbeitet warden, die einzelnen Lieferscheine werden mit Strichcode Deckblättern getrennt. Dieser führt eine OCR Schrifterkennung auf das Dokument durch und liest die Lieferungsnummer sowie die Lieferadresse aus und schreibt diese direct in die SQL Datenbank des ERP Systems. Weiter erstellt es indexierte PDF Dokumente und legt diese auf einem Fileserver, nach Kunde, Datum und Liefernummer ab.
Die Finanzabteilung braucht so nur noch die Eingaben zu überprüfen und die Rechnung auszulösen. Aufwand für die Mitarbeiter der Spedition: 1 Knopfdruck. Arbeitsaufwand der Finanzabteilung: Einige klicks und Eingaben gegenprüfen.
Dies ist nur eine von zahlreichen Möglichkeiten zur optimierung von Arbeitsabläufen, Fragen Sie uns direkt nach individuellen Lösungen.